Če želimo prejeti račun hitro in enostavno obdelati v računovodskem programu, je pomembno, da program ponuja določene avtomatizirane funkcije, ki nam olajšujejo delo in omogočajo prihranek na času. Samodejni procesi so ključnega pomena pri opravljanju rutinskih knjigovodskih opravil.

Za čim hitrejšo obdelavo je pomembno, da sistem zmore samodejno pripraviti plačilne naloge na podlagi podatkov iz fakture, zato da dokument v elektronski obliki lahko enostavno uvozimo v e-banko in plačamo obveznost. Druga pomembna lastnost pa je v tem, da nam ni potrebno posebej odpirati temeljnice, da bi poknjižili fakturo, ampak program to stori samodejno.

Prejeti račun s preprostim vnosom v sistem

V knjigovodski program lahko enostavno vnašamo tako dospele fakture in dobropise kot fakture za predplačila. V okenca vnesemo osnovne podatke o kupcu iz dokumenta in zneske. Avtomatizacija procesov omogoča, da ponavljajoče se fakture samo kopiramo in vpišemo druge podatke, kot je na primer datum zapadlosti in prejema ter zneske. Večinoma gre za fakture od rednih dobaviteljev.

Priročna je tudi funkcija shranjevanja, saj lahko podjetnik sam v sistem vnese podatke iz dokumenta in nato predlogo shrani, zato da lahko pripravi plačilni nalog in fakturo plača, Kasneje pri knjiženju pa računovodja pregleda in preveri podatke ter dokument potrdi, poknjiži in preveri vknjižbo za DDV. Mogoče pa je uporabiti tudi dokumentni sistem, kjer se nalagajo različni skenirani dokumenti, ki jih je bilo potrebno vnesti v sistem, še preden je računovodja prejel dokumente v fizični obliki.

Prejeti račun se avtomatsko poknjiži na temeljnico

Ko je faktura vnesena v sistem, lahko uporabimo različne avtomatske funkcije, ki nam le z nekaj kliki omogočajo obdelavo dokumenta. Na primer, program pripravi plačilne naloge, ki jih nato v enaki obliki samo uvozimo v e-banko za plačilo. Prav tako se dokument le z enim klikom poknjiži na temeljnico na ustrezne konte.

Če gre za davčnega zavezanca, pa se iz potrjene fakture prenesejo podatki na konte oziroma se avtomatsko zapišejo v glavno knjigo za DDV obračun. Predhodno je potrebno ročno nastaviti določene nastavitve, nato pa postopek poteka po ustaljenih korakih. Dobro je, da sistem omogoča tudi različne preglede in analize, zato da lahko po iskalnih kriterijih poiščemo specifične odhodke, odprte obveznosti do dobaviteljev in druge podatke, ki jih potrebujemo za analizo stroškov.

E-računovodstvo omogoča povezave z drugimi funkcijami

Knjigovodski program se lahko poveže tudi z drugimi funkcijami v sistemu, zato da nam ni potrebno odpirati vsakega zavihka posebej. Na primer, če je na fakturi zavedeno osnovno sredstvo, se podatki direktno prenesejo v register osnovnih sredstev, kjer se nato določi le še amortizacijska stopnja in drugi podatki. Če prejmemo fakturo v tuji denarni valuti, pa sistem samodejno preračuna znesek v domačo denarno valuto, zato nam ni potrebno iskati podatkov drugje.

Na drugi strani je pomembna tudi povezava sistema z zalogami. Tako imamo zaloge vedno urejene in nam ni potrebno ročno vpisovati podatkov v zaloge. V tem delu gre predvsem za dobaviteljev prejeti račun, če prodajamo blago. Dobavitelji pa so lahko tako domače kot tuje pravne ali fizične osebe, ki poslujejo s podjetjem.