Poslovni in računovodski program omogoča, da lahko kar v programu vnesemo e račun za pravne in fizične osebe ter ga pošljemo po različnih kanalih na naslov prejemnika, ko je na primer spletna banka, elektronska pošta in različni spletni portali, ki so namenjeni za izmenjavo elektronske dokumentacije.

Brezpapirno poslovanje z elektronsko izmenjavo izdanih in prejetih faktur skrajša čas vnašanja podatkov, poenostavlja delo in zmanjšuje stroške. Iz računovodskega programa lahko pošljemo elektronski dokument tako proračunskim uporabnikom kot fizičnim osebam in pravnim osebam oziroma gospodarskim družbam. Zato so vsi podatki na enem mestu, poleg tega pa se s tem olajšuje tudi knjiženje v glavno knjigo in plačila preko banke.

Nastavitve in vnos podatkov za izdajo elektronske fakture

Pri izdajanju elektronskih računov je potrebno v programu najprej vpisati poslovne podatke naslovnika. Na primer, pri tipu stranke lahko označimo, ali gre za pravno osebo, ki je ali ni zavezanec za DDV, ter ali gre za fizično osebo ali proračunskega uporabnika. Temu sledi vnos davčne in matične številke, dejavnost podjetja, datum zapadlosti fakture, znesek za plačilo ter nenazadnje označimo tudi kanal, preko katerega bomo poslali e račun za pravne in fizične osebe.

Pri izstavljanju elektronskega dokumenta je poleg podatkov o prejemniku računa potrebno dopolniti tudi polja in vnesti podatke, kot je osnova za fakturo, vrsta in datum osnove ter koda namena. S tem tudi dokument podpišemo z digitalnim potrdilom. Na osnovi tega program pripravi tri datoteke, kot je faktura in ovojnica fakture v elektronski .XML obliki ter faktura v formatu PDF, ki je namenjena za tiskanje.

Izmenjava elektronske dokumentacije preko bančnih programov

Iz računovodskega programa lahko pošljemo elektronski dokument v spletno banko prejemnika. To lahko storimo po tem, ko je program pripravil dokument v datoteki, ali pa kasneje v preglednici izberemo tiste fakture, ki so že obdelane in pripravljene za posredovanje prejemniku. E račun za pravne in fizične osebe v datoteki s tremi dokumenti nato shranimo na računalnik in jo uvozimo v bančni program.

Pri tem je dobro preveriti, ali banka prejemnika podpira Halcom in ZBS standard, ki zagotavljata brezskrben in hiter prenos in prejem računov v bančnih programih. V vsakem primeru pa prejemnik dobi elektronske dokumente v svojem bančnem programu, ki jih enostavno plača, natisne in uvozi v računovodski program za knjiženje. Ta oblika izmenjave je primerna tako za fizične osebe, pravne osebe in proračunske uporabnike.

Pošiljanje računov po elektronski pošti

Iz programa za vodenje poslovnih knjig lahko elektronsko fakturo pošljemo tudi na elektronski poštni naslov prejemnika. Ta oblika pošiljanja računov je primerna za gospodarske družbe in fizične osebe, ne pa za proračunske uporabnike znotraj javnega sistema. Pri tem je potrebno vnesti le e-poštni naslov. Vsako fakturo lahko pošljemo posamično s priponkami vseh treh dokumentov v že podpisani in obdelani datoteki.

Na drugi strani pa je za mnoga podjetja mnogo lažje in časovno učinkoviteje pošiljati več faktur hkrati, čemur pravimo tudi množično pošiljanje e-računov preko elektronske pošte, še posebej, če gre za stranke oziroma kupce, za katere smo že predhodno vnesli podatke in naslov e-pošte. Izdan e račun za pravne in fizične osebe tako lahko pošljemo istočasno na več različnih naslovov.